Portal do Colaborador

No Portal do Colaborador, cada colaborador poderá aceder às suas informações pessoais, com a possibilidade de as atualizar, introduzir despesas por si suportadas e marcar férias, podendo também criar e gerir tarefas, alocando-as aos respetivos projetos, e elaborar timesheets com base nessas mesmas tarefas ou autonomamente. Toda esta área está preparada para funcionar tendo por base um sistema de aprovação, o que permite descentralizar a recolha de dados, agilizando, fiabilizando e melhorando a utilidade da informação.

Principais Funcionalidades

Principais Funcionalidades

  • Criação e gestão das tarefas com total integração com as timesheets, permitindo assim alocar tempos aos vários projetos ou negócios ou outros segmentos que sejam definidos pela gestão
  • Calendário para visualização e criação de tarefas e atividades criadas, bem como das férias marcadas, tanto do utilizador como da sua equipa de trabalho, com ligação ao telemóvel do colaborador através de Mobile App
  • Gestão das férias e respetivos pedidos de alteração
  • Criação das folhas de despesas, incluindo os mapas de ajudas de custo, quilómetros, entre outros
  • Criação das folhas de caixa, com tipificação das despesas e gestão do fundo fixo de caixa
  • Gestão da aprovação de documentos, com possibilidade de criar modelos de aprovação autónomos para qualquer um dos pontos anteriores
Gestão de Atividades

Gestão de Atividades

Esta função permite que cada utilizador registe as suas atividades realizadas, quer com clientes (por exemplo formações, manutenções, trabalho comercial), quer em trabalho interno (trabalhos de desenvolvimento, administrativos), com o intuito de realizar uma gestão interna das horas despendidas por cada utilizador/colaborador com certas atividades – como por exemplo, saber quantas horas foram despendidas para desenvolvimento de um software, ou a quantidade de horas consumidas em suporte a clientes.

Estas fichas podem também ser ligadas a outros módulos do GERIR®, como por exemplo ao RH Processamento - associando o total das horas registadas nas fichas de atividades ao total de horas trabalhadas pelos colaboradores para registo dos seus vencimentos - ou ao módulo de Vendas - permitindo a faturação a clientes tendo em conta a quantidade de horas registadas pelos utilizadores.

Análises de Atividades

Com base nos registos de horas é possível emitir relatórios e estatísticas que resumem o tempo de ocupação e as tarefas efetuadas por um determinado utilizador. É também possível analisar por segmento as horas (em quantidade ou em valor) registadas em cada código de segmento (por exemplo, por colaborador, por cliente, ou por processo de trabalho).

Gestão de Despesas e Férias

Gestão de Despesas e Férias

Os documentos de despesa e férias criados no GERIR® funcionam como formulários padronizados, através dos quais os colaboradores devem apresentar as suas despesas e férias à empresa.

Em relação às despesas, está pré-definido um conjunto de eventos, a cada qual corresponderá um tipo de despesa, tipicamente relacionadas com deslocações, estando, em alguns casos, definido um valor padrão, como é o caso dos valores unitários do quilómetro ou das ajudas de custo, sendo feita a ligação ao módulo RH Processamento, associando as mesmas ao registo dos vencimentos dos colaboradores respetivos. Através do GERIR® é também possível imprimir o respetivo documento que suporta, em termos legais, a despesa apresentada.

Quanto às férias, também é feita a ligação ao módulo RH Processamento, sendo a integração nos mapas de férias e no processamento salarial feita de forma automática.

Gestão de Tarefas e Eventos

Gestão de Tarefas e Eventos

Através do Portal do Colaborador é possível a criação de tarefas e eventos, permitindo a alocação de cada colaborador a determinada tarefa, das despesas previstas, do tempo despendido e com ligação automática ao registo de horas na folha de horas do colaborador.

É possível criar eventos em que seja importante existir uma  monitorização pela organização, sendo possível a sua inserção pelos colaboradores ou por utilizadores com permissões específicas para o efeito. Estes eventos são de elevado valor acrescentado, uma vez que disponibilizam informação não financeira relevante para a organização.

Calendário e Alertas

Calendário e Alertas

No Portal do Colaborador é disponibilizado um calendário onde é possível visualizar as tarefas e atividades criadas, bem como as férias marcadas, do seu utilizador ou de toda a equipa de trabalho em que se insira. Este calendário pode ser visualizado por mês, semana ou dia. Através do calendário é possível fazer drill-down sobre as tarefas para abrir a ficha da mesmas. Ao selecionar um dia vazio poderá registar uma nova tarefa.

Na página inicial do GERIR® receberá alertas de documentos para aprovar, bem como informações relevantes no que diz respeito aos movimentos financeiros e à gestão de férias.

Foi também desenvolvida uma Mobile App, onde poderá aceder ao seu calendário do GERIR® através do seu telemóvel, podendo também registar novas tarefas, tanto profissionais como pessoais, sendo feita uma atualização automática entre a App e o ERP.

Aprovação de Documentos

Como já referido, o GERIR® permite a configuração de um processo de aprovação de documentos. Para tal, deverá existir pelo menos um utilizador com permissões de aprovador, sendo este que poderá aprovar os documentos inseridos no sistema, assim como registar os mesmos, fazendo a respetiva ligação à contabilidade.

Estando configurado para tal, os aprovadores são notificados através de e-mail, sempre que são feitos envios de Pedidos de Aprovação e/ou do Cancelamento de documentos. Na mensagem de e-mail será indicado o link que direciona o aprovador para o documento em causa. Da mesma forma, sempre que o aprovador aprova/não aprova os documentos enviados, os remetentes também são notificados via e-mail. Em caso de não aprovação, o aprovador deverá indicar o motivo da mesma, sendo que o colaborador deverá alterar a ficha/documento em conformidade com as respetivas recomendações. Depois de aprovadosos documentos serão automaticamente registados no sistema.

O GERIR® disponibiliza ainda um conjunto de relatórios extremamente úteis para a análise e monitorização de horas.

Áreas do GERIR® com Especial Integração